Empresa: Los Programas De Facturación Certificados En 5 Preguntas

¿Es usted un profesional sujeto al IVA y utiliza un software o sistema de caja para facturar sus servicios? ¿Sabe que la ley francesa le obliga a utilizar un software seguro y certificado por el Estado? Le proponemos entender mejor esta obligación legal así como las especificidades de los softwares de facturación certificados en 5 preguntas.

1- ¿Qué dice la ley francesa?

La ley de finanzas de 2016, que entró en vigor en Francia desde el 1 de enero de 2018, impone a las empresas y comercios utilizar software de facturación certificado como los del sitio jlogiciels.fr.

Con esta nueva regulación, algunos empresarios franceses ya no tienen derecho a usar una hoja de cálculo tipo Excel o un simple procesador de texto para emitir sus facturas.

Más específicamente, las empresas que utilizan un sistema de caja deben contar con un software de facturación que garantice la inalterabilidad, la seguridad y la salvaguarda de los datos. Este tipo de software es una herramienta imprescindible para la gestión contable de su empresa y el tratamiento automático de sus facturas, sea cual sea su sector de actividad.

2- ¿Por qué se han instaurado estas nuevas reglas?

Desde el 1 de enero de 2018, algunas empresas deben utilizar software de facturación certificado, bajo pena de recibir una multa.

La obligación de emplear un software seguro y certificado por el Estado para la facturación fue instaurada por el gobierno francés con el fin de luchar contra el fraude del IVA, que representa cerca de 17 mil millones de euros al año.

3- ¿A quién afecta esta obligación?

Al principio, la obligación de utilizar software de facturación certificado debía aplicarse a todas las empresas sujetas al IVA.

Finalmente, el Estado decidió limitar esta medida a las empresas:

• sujetas al IVA;
• y que utilizan un software o un sistema de caja para gestionar cobros provenientes de particulares no sujetos a este impuesto (BtoC).

Esta obligación concierne a las pymes, los artesanos y los comerciantes que usan un sistema de caja, como los panaderos por ejemplo.

Los profesionales en BtoB (que realizan intercambios comerciales con otras empresas), los organismos exentos de IVA y aquellos que se benefician de la franquicia en base IVA no están afectados por esta obligación.

Además, aunque esta nueva ley debía aplicarse originalmente a todos los softwares, incluidos los de facturación para autoemprendedores, al final concierne exclusivamente a los softwares y sistemas de caja.

4- ¿Cuáles son las características de los programas de facturación certificados?

Para cumplir con la nueva legislación francesa, los programas de facturación de las empresas deben cumplir con ciertas normas legales.

Los programas de facturación certificados deben cumplir con los siguientes 4 requisitos:

• La inalterabilidad de los datos: esta expresión significa que cada modificación realizada en una factura, como un cambio de fecha o de monto, debe ser guardada y notificada.
• La seguridad de los datos: todas las cifras deben ser transmitidas en su estado original, sin posibilidad de ser modificadas, conforme a la normativa europea sobre protección de datos (GDPR).
• La conservación de los datos: el programa de facturación debe asegurar la conservación de ciertos documentos contables por un periodo de hasta 10 años.
• El archivo de los datos: todas las facturas emitidas con el programa deben ser archivadas, para una consulta posterior o una posible auditoría fiscal.

5- ¿Cuáles son las sanciones que enfrentan las empresas infractoras?

Las empresas que no respeten estas obligaciones y no utilicen software de facturación certificado se exponen a una multa que puede llegar hasta 7500 € por software o por caja registradora.

Cuando una empresa es sancionada, dispone de un plazo de 60 días para cumplir con las normas. Si no lo hace, deberá pagar nuevamente una multa.

Para cumplir con la legislación francesa, sus sistemas de caja deben haber sido certificados conforme a las normas establecidas por la administración. El editor del software debe proporcionarle la prueba en forma de un certificado o una declaración emitida por un organismo de acreditación como AFNOR y LNE.

Al momento de elegir el software de facturación para su empresa, verifique siempre la presencia de esta certificación. No solo constituye una garantía de seriedad del editor del software, sino que sobre todo es obligatoria para cumplir con la ley en materia fiscal y evitar una multa.