Gestión De Proyectos: El Método Kanban En 5 Preguntas

¿Tiene problemas para realizar todas sus tareas en el trabajo y cumplir con los plazos establecidos? Un método de gestión de proyectos originario de Japón puede ayudarle a ser más eficiente. Le proponemos descubrir el método kanban en 5 preguntas.

¿Qué es el método Kanban?

La método kanban es un método de trabajo y de gestión de proyectos desarrollado en los años 1950 por Taiichi Ono, un ingeniero de Toyota.

Originalmente, este sistema se utilizaba para planificar la fabricación justo a tiempo en la industria automotriz japonesa.

Hoy en día, se utiliza en las empresas para organizar el trabajo de manera clara y precisa dentro de los equipos y para mejorar la productividad.

2- El método kanban, ¿cómo funciona?

El método kanban es un sistema visual, que permite seguir las tareas en curso y su evolución con la ayuda de un tablero y tarjetas o etiquetas. En japonés, el término "kanban" significa precisamente "etiqueta".

En su forma más simple, un tablero Kanban consta de 3 columnas tituladas A hacer, En curso y Terminado. Las tareas individuales a realizar están anotadas en tarjetas.

Los miembros del equipo mueven las tarjetas de una columna a otra, a medida que avanza el trabajo. Este tablero de contenido dinámico facilita la gestión de proyectos porque proporciona una visión instantánea del conjunto del proyecto y su progreso.

3- ¿Cómo crear un tablero Kanban?

La metodología kanban tiene la ventaja de requerir poco material. Para crear un tablero kanban, simplemente necesitas un tablero y tarjetas.

Puedes utilizar un simple tablero blanco y post-its o equiparte con un tablero magnético y colgar pequeñas fichas de cartón.

Hoy en día, incluso hay software que permite crear y gestionar tableros Kanban virtuales. Estas herramientas en línea son una solución muy práctica para las empresas que desean probar este método de gestión de proyectos.

Independientemente del soporte utilizado, el primer paso de este método consiste en identificar las diferentes tareas a realizar. Cada una de estas tareas estará representada en el tablero por una tarjeta o un post-it.

Para que este sistema sea eficaz, no dudes en dividir el trabajo a realizar en tantas tareas y subtareas como sea necesario. Luego, es necesario asignar las tareas a los diferentes colaboradores y establecer un plazo para cada tarea.

Para facilitar la comprensión de las instrucciones, puedes añadir una columna de Comentarios a tu tablero Kanban. Además, el uso de este tablero no te exime de organizar reuniones regulares para discutir con tus equipos sobre el progreso del proyecto.

4- ¿Cómo adoptar este método en su empresa?

Si la descripción anterior les ha dado ganas de probar el método kanban en su empresa, deben saber que este método de trabajo puede ser implementado de manera progresiva.

No necesitan cambiar radicalmente la organización de sus equipos para disfrutar de las ventajas de este sistema. Para empezar, basta con crear un tablero, explicar su funcionamiento y fomentar la participación de todos los miembros del equipo.

Una de las grandes ventajas de este enfoque es la posibilidad de aplicarlo en sectores muy variados. Aunque este método se originó en la industria automotriz, es muy flexible.

Puede satisfacer necesidades diversas, en diferentes áreas de actividad y en empresas de varios tamaños. En resumen, puede ser adaptado a las necesidades de su propia actividad y utilizarse solo o en combinación con otros métodos de trabajo.

5- ¿Cuáles son las ventajas del método kanban?

El método kanban es una técnica de gestión de proyectos que ha demostrado ser eficaz para ganar en visibilidad y eficiencia. Debido a que permite visualizar de un vistazo el progreso de cada tarea individual y del proyecto en su conjunto, el tablero Kanban optimiza el trabajo en equipo y ahorra tiempo.

Gracias a este sistema, cada participante del proyecto tiene acceso a la información necesaria. Sabe lo que tiene que hacer y lo que están haciendo los demás. Cada colaborador puede concentrarse en una tarea a la vez. Por su parte, el jefe de proyecto puede identificar rápidamente los problemas y los puntos de bloqueo.

Esta organización del trabajo suele permitir reducir los plazos y satisfacer a los clientes más rápidamente ya que el tiempo de trabajo está optimizado y los proyectos de la empresa avanzan más rápido.